Das Schweizermesser für die Ferienimmobilie
Das Schweizermesser wurde entwickelt, „um unterschiedliche im Felde anfallende Aufgaben in einem einzigen kompakten und leichten Werkzeug zu vereinen.“(Wikipedia). Analog präsentiert sich casa mea als das Schweizermesser für sämtliche Anforderungen die im Zusammenhang mit der Vermietung von Ferienimmobilien stehen. Spezialisiert auf die Anforderungen eines privaten Ferienhauses oder einer Ferienwohnung, unterstützt die Anwendung die einfache und effiziente Verwaltung eines oder mehrerer Ferienobjekte und stellt dabei sämtliche Vorgänge, die damit in Zusammenhang stehen an zentraler Stelle zur Verfügung.
Eine zentrale Plattform für die Buchungsabwicklung
Die Buchungsverwaltung stellt den Buchungsverlauf von der Anfrage bis zur Abreise für jeden Gast chronologisch und nachvollziehbar in einzelnen Schritten dar. Anfragen werden entweder von bekannten Ferienhausportalen wie z.B. traum-ferienwohnungen.de, fewo-direkt, etc. Software gestützt übernommen oder manuell in einem übersichtlichen Online-Formular manuell eingetragen. Werden mehrere Ferienimmobilien verwaltet, so werden diese während der Erfassung zugeordnet. Die Angebotskalkulation erstellt automatisch saisonabhängige Leistungsverzeichnisse auf Basis der speziell für die ausgewählte Immobile und den angefragten Buchungszeitraum hinterlegten Konditionen. Anschließend können diese beliebig angepasst werden. Die Kommunikation mit dem Gast erfolgt über den integrierten E-Mail Client. E-Mails werden dem aktuellen Vorgangsstatus entsprechend der hinterlegten Vorlagen erzeugt und können mit individuellen Texten versehen werden und einen automatisch generierten Anhang haben. Jede E-Mail kann mit individuellen Anhängen versehen werden. So stehen sämtliche Aspekte eines Buchungsvorgangs wie Angebote, Verträge, Rechnungen jederzeit nachvollziehbar zur Verfügung. Das Gastkonto zeigt alle Zahlungs- Ein- und Ausgänge sowie den aktuellen Kontostand des Gastes. Das Bewertungsmodul bietet die Möglichkeit Urlaubsbewertungen von Gästen sowie eigene Notizen einzelnen Buchungsvorgängen zuzuordnen.
Der Belegungskalender
Die Belegung des laufenden Jahres zeigt ein übersichtlicher Belegungskalender, der darüber hinaus Informationen über den aktuellen Buchungsstatus und den Kontostand des Gastes liefert. Die ical Schnittstelle ermöglicht den Kalenderexport im Standardformat ical. Somit ist die Einbindung des Kalenders in konventionelle Kalenderprogramme gewährleistet. Eine Übersicht der Belegung des aktuellen Monats liefert der Monatskalender der stets während der Bearbeitung eines Buchungsvorgangs zur Verfügung steht.
Externe Belegungskalender
Mit der ical- Schnittstelle ist es stets problemlos möglich Belegungskalender externer Inseratsportale auf dem aktuellen Stand zu halten, ohne diese mühselig manuell bearbeiten zu müssen. Zahlreiche Vermietungs-Portale bieten hierzu bereits eine entsprechende Schnittstelle.
Genauso ist es möglich, den Belegungskalender auf der eigenen Homepage einzubinden. Somit stehen die aktuellen Belegungsdaten ohne weiteres Zutun nicht nur auf den kommerziellen Ferienhausportalen, sondern auch auf der eigenen Homepage zur Verfügung.
Die Buchhaltung
Das Haushaltsbuch verzeichnet alle Einnahmen und Ausgaben des laufenden Kalenderjahres. Einnahmen und Ausgaben werden durch einen Verwendungszweck gekennzeichnet und definierten Kostenstellen zugeordnet. Mit der integrierten Dokumentverwaltung kann für jede Buchung der entsprechende Buchungsbeleg hinterlegt werden. Dies ermöglicht stets einen aktuellen Überblick über sämtliche Einnahmen und Ausgaben. Für die Steuererklärung stehen ausführliche Listen der Mieteinnahmen, Nebenkosten und Ausgaben nach Kostenarten zur Verfügung. Die Auslastungsstatistik stellt darüber hinaus Parameter zur Verfügung, die zur Angabe beim Finanzamt benötigt werden.
Die Objektverwaltung
Die Objektverwaltung ist ein mächtiges Werkzeug zur Verwaltung von Ferienimmobilien. Jede einzelne Immobilie kann individuell konfiguriert werden. Mehrere Objekte können zu einer Vermietungseinheit zusammengefasst und mit eigenen individuellen Eigenschaften versehen werden. Eine Vermietungseinheit besteht somit aus mehreren Ferienimmobilien. Vermietungseinheiten werden im Buchungsverlauf analog zu einzelnen Ferienobjekten behandelt.
Die Konditionsverwaltung
Übernachtungspreise beziehen sich immer auf eine Ferienimmobilie und werden mit der Konditionsverwaltung festgelegt. Dabei ist sowohl eine saisonale Abhängigkeit als auch die Berücksichtigung von leistungsabhängigen Steuersätzen vorgesehen. Die hier festgelegten Konditionen ermöglichen die vollkommen automatische Erzeugung des Leistungsverzeichnisses.
Die Saisonverwaltung
Ein übersichtliches Formular ermöglicht die Festlegung von Intervallen für Saison abhängige Leistungen. Diese Fristen ermöglichen eine individuelle Tarif-Gestaltung. Mit einer entsprechenden Schnittstelle ist es möglich, Fristen und Konditionen auf der Homepage anzeigen zu lassen. auf der eigenen Homepage übersichtlich anzeigen zu lassen.
Benutzer und Benutzergruppen
Je nach Aufgabenzuordnung werden Benutzer Benutzergruppen zugeordnet. Die Sicht auf die Anwendung,sowie die zur Verfügung stehenden Programmoptionen werden durch die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Benutzergruppe festgelegt. So stehen beispielsweise Servicekräften andere Funktionen zur Verfügung als Hausverwaltern oder Administratoren.
Die Vorlagenverwaltung
Für jeden Schritt des Buchungsvorgangs übernimmt casa mea automatisiert die E-Mail Kommunikation mit dem Gast. Individuell gestaltbare Vorlagen bilden dabei die Grundlage der E-Mail Kommunikation. Die Vorlagen können im Browser den individuellen Vorgaben entsprechend angepasst, getestet und verwaltet werden. Die Vorlagenverwaltung unterstützt auch die Gestaltung rechtlich relevanter Dokumente wie z.B. Verträge oder Rechnungen. Diese werden dann automatisch der entsprechenden E-Mail als Anhang angehängt.
Responsive Webdesign
Mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablett spielen eine immer größere Rolle bei der Kommunikation über das Internet. Diesem Umstand trägt casa mea Rechnung, indem es sich in seiner Darstellung dem jeweiligen Ausgabegerät anpasst. Somit ist es möglich, jederzeit und von überall auf die Anwendung zuzugreifen. Ein klarer Vorteil, denn je schneller eine Anfrage beantwortet wird, desto größer ist die Chance auf eine konkrete Buchung.
Statistik
Zur Planung und Steuerung bieten zahlreiche Statistiken neben einem Überblick über die Auslastung und Vermietungssituation einzelner Objekte auch einen Einblick in die Effektivität der einzelnen Portale.
Buchungsverwaltung mit Sicherheit
Um seine privaten Daten auf dem Weg durch das Internet vor der Auswertung durch unbefugte Dritte zu schützen, ist ein sicherer Übertragungsweg zwischen Endgerät und dem Server unabdingbar. Diese Sicherheit wird bei casa mea durch eine ssl Verschlüsselung garantiert. Darüber hinaus wird caca mea auf einem Server in Deutschland betrieben und unterliegt somit den strengen deutschen Datenschutzvorgaben. Regelmäßige Datensicherungen des Servers schützen vor Datenverlust.